申請(簽核)文件處理

待簽核文件

簽核者或簽核代理人查閱並簽核申請者已送出的文件。

1.進入路徑

點選「簽核文件」/「待簽核文件」→出現「待簽核文件」畫面

1.點選「簽核文件」 2.點選「待簽核文件」	3.出現「待簽核文件」畫面

2.整批文件簽核

【說明】：

簽核結果若點選「否決」，則需填寫「簽核意見」，文件否決後，將退回至申請者「被退回文件」清單中，由申請者處理。

簽核結果若點選「同意」，申請表單將送至下一位簽核者進行簽核，簽核完成後，系統會自動將表單歸檔，核決結果顯示為「核准歸檔」。

於「待簽核文件」頁面→勾選欲簽核之文件→輸入相關資料→點選〈整批簽核〉→〈確定〉後確定簽核。

1.於「待簽核文件」 2.勾選欲簽核之文件	3.輸入相關資料 4.整批簽核

3 個別文件簽核

【說明】：

提出徵詢若點選「是」，可指定多個人員做為意見徵詢的對象，提出徵詢後，不需等待被徵詢人員的回應，亦可直接完成簽核。

簽核結果若點選「否決」，則需填寫「簽核意見」，文件否決後，將退回至申請者「被退回文件」清單中，由申請者處理。

簽核結果若點選「同意」，申請表單將送至下一位簽核者進行簽核，簽核完成後，系統會自動將表單歸檔，核決結果顯示為「核准歸檔」。

於「待簽核文件」頁面→確認欲簽核之文件→點選〈內容〉→簽核申請單→〈確認〉後完成簽核

1.於「待簽核文件」 2.確認欲簽核之文件	3.按下內容鈕 4.簽核申請單 5.確認

被退回文件

申請者查閱已送出但被否決之文件，並可查閱被否決之原因；另外，可選擇「重新申請」或「退件歸檔」。

1.進入路徑

點選「簽核文件」/「被退回文件」→出現「被退回文件」畫面。

1.點選「簽核文件」 2.／「被退回文件」	3.出現「被退回文件」畫面

2 被退回文件歸檔

【說明】：

執行此功能後，系統自動將表單歸檔，核決結果顯示為「退件歸檔」。

於「被退回文件」頁面→點選欲歸檔之表單類別→於欲歸檔表單資料頁面→點選〈退件歸檔〉→〈確定〉後完成退件歸檔。

1.「被退回文件」 2.點選欲歸檔之表單類別	3.於欲歸檔表單資料頁面	4.退件歸檔

3 被退回文件重新申請

【說明】：

系統會自動將原先申請單內容帶出，可重新修改相關內容後，重新送出申請。

申請理由為必填欄位。

重新申請後，需經相關簽核者重新簽核。

於「被退回文件」頁面→點選欲重新申請之表單類別→於欲重新申請表單資料頁面→點選〈重新申請〉→〈確定〉後完成重新申請。

1.「被退回文件」 2.點選欲重新申請之表單類別	3.於欲重新申請表單資料頁面	4.重新申請

文件追蹤

申請者可查閱簽核中的文件，以瞭解目前簽核的進度狀況，亦可將簽核中的文件撤銷。

1.進入路徑

【說明】：

原定簽核者若有設定簽核代理人時，「簽核者」除顯示原定簽核者姓名外，同時也會顯示代理人姓名。

點選「簽核文件」/「文件追蹤」→出現「文件追蹤」畫面。

1.點選「簽核文件」 2.點選「文件追蹤」	3.出現「文件追蹤」畫面

2 撤銷簽核文件

【說明】：

凡撤銷之申請單，系統將自動歸檔，核決結果顯示為「撤銷歸檔」。

於「文件追蹤」頁面→點選欲撤銷之表單類別→於欲撤銷表單資料頁面→點選〈撤銷申請單〉→〈確定〉後完成撤銷。

1.出現「文件追蹤」畫面 2.點選欲撤銷之表單類別	3.於欲撤銷表單資料頁面	4.撤銷申請單

歸檔文件

申請者可查閱曾經送出且已歸檔的文件，歸檔文件包含「核決歸檔」、「撤銷歸檔」及「退件歸檔」三種文件。

1 查閱歸檔文件

【說明】：

可點選文件類別名稱，查閱歸檔文件的明細資料。

所有簽核者皆簽核同意的申請單，核決結果顯示為「核准歸檔」。

自行撤銷簽核中的申請單，核決結果顯示為「撤銷歸檔」。

將被否決的申請單歸檔，核決結果顯示為「退件歸檔」。

點選「簽核文件」/「歸檔文件」→出現歸檔文件清單。

1.點選「簽核文件」 2.點選「歸檔文件」	3.出現歸檔文件清單

2 列印借支申請單

【說明】：

其他外訓及外訓課程若為需付費時，可列印借支申請單，申請課程費用。

於「歸檔文件」頁面→點選欲維護之文件類別→於欲歸檔表單資料頁面→點選〈列印借支申請單〉→點選〈列印〉→〈確定〉後完成列印。

1.於歸檔文件清單 2.點選欲維護之文件類別	3.於欲歸檔表單資料頁面	4.列印借支申請單